3 IBERO Puebla Las actividades que la Dirección de Comunicación Institucional (DCI) de la IBERO Puebla transmite en vivo, como parte de la cobertura informativa que tiene por encomienda, son aquellas cuyo contenido es de interés para el público general, no solo para la Comunidad Universitaria. Algunos ejemplos son: conferencias, conversatorios, informes, foros y ruedas de prensa. Actividades como premiaciones, talleres, mesas de trabajo, convivencias, reuniones de egresados, presentaciones de ASE o clases no son elegibles para transmitirse en vivo, pues su desarrollo no está dirigido al público fuera del contexto universitario. Tampoco se transmiten en vivo las actividades que tengan costo de inscripción, pues difundirlas de manera abierta y gratuita contraviene a su naturaleza de actividad cerrada. Existen tres tipos de transmisiones en vivo que a continuación describimos y explicamos cómo solicitar. Guía para transmisiones en vivo de actividades públicas de la IBERO Puebla
4 Guía para transmisiones en vivo de actividades públicas Actividad presencial Aquella en la que todos los ponentes, moderadores y público están en las instalaciones de la Universidad. Para solicitar la transmisión de la actividad, contacta a la jefatura de Comunicación Interna y Logística de la DCI escribiendo a la dirección: zamira.hernandez@iberopuebla.mx. En el asunto del correo debes escribir: Solicitud de transmisión en vivo. Este mensaje debe indicar: • Tipo de transmisión: presencial • Nombre del evento (la extensión máxima debe ser de 100 caracteres con espacios) • Área que lo organiza • Fecha y hora • Lugar • Participantes (ponentes y moderador, así como sus respectivos grados académicos y cargos)
5 IBERO Puebla • Responsable (persona/s dentro del área organizadora que se hace/n responsable/s de la realización de la actividad) • Sinopsis (descripción breve de la actividad) La jefatura de Comunicación Interna y Logística de la DCI analizará la pertinencia de la solicitud, tomando en cuenta la agenda de transmisiones y coberturas, así como el valor informativo de la actividad. En caso de ser aprobada, se responderá con un correo de confirmación. Finalmente, el responsable de transmisiones en vivo de la DCI se pondrá en contacto con la persona responsable del evento para afinar los detalles de la transmisión. Actividad hibrida Este caso aplica cuando solo una fracción de los participantes se encuentra en la Universidad y la otra interviene en la actividad de manera remota (a través de Microsoft Teams). Para solicitar esta transmisión, debes enviar un correo a la Jefatura de Comunicación Interna y Logística de la DCI (zamira.hernandez@iberopuebla.mx) y a la Oficina de Atención Tecnológica (oat@iberopuebla.mx). En el asunto del correo debes escribir: Solicitud de transmisión en vivo / actividad hibrida. Este correo debe proporcionar información general, además de datos específicos para la OAT y la DCI: Datos generales: • Nombre del evento (extensión máxima de 100 caracteres con espacios) • Área que lo organiza • Fecha y hora • Lugar • Responsable
6 Guía para transmisiones en vivo de actividades públicas Solicitud para la OAT: • Instalación de la cámara Poly • Generación de sesión de Teams • Acceso a Teams para el/los invitado/s • Acceso a Teams para el responsable de la actividad Información para DCI: • Tipo de transmisión: hibrida • Participantes (ponentes y moderador, así como sus respectivos grados académicos y cargos) • Sinopsis (descripción breve de la actividad) La jefatura de Comunicación Interna y Logística de la DCI analizará la pertinencia de la solicitud, tomando en cuenta la agenda de transmisiones y coberturas, así como el valor informativo de la actividad. En caso de ser aprobada, se responderá con un correo de confirmación. Finalmente, el responsable de transmisiones en vivo de la DCI se pondrá en contacto con la persona responsable del evento para afinar los detalles de la transmisión y solicitar los accesos necesarios a la sesión de Teams, que será la fuente desde donde se transmitirá. Actividad virtual En este escenario, todos los participantes (ponentes y moderadores) intervendrán en la actividad de manera remota. Por ello, la actividad se desarrollará por completo en sesión de Teams. Para solicitar esta transmisión, debes enviar un correo a la Jefatura de Comunicación Interna y Logística de la DCI (zamira.hernandez@iberopuebla.mx) y a la Oficina de Atención Tecnológica (oat@iberopuebla. mx). En el asunto del correo debes escribir: Solicitud de transmisión en vivo / actividad virtual.
7 IBERO Puebla Este correo debe proporcionar información general, además de datos específicos para la OAT y la DCI: Datos generales: • Nombre del evento (extensión máxima de 100 caracteres con espacios) • Área que lo organiza • Fecha y hora • Lugar • Responsable Solicitud para la OAT: • Generación de sesión de Teams • Acceso a Teams para el invitado (en caso de que participe alguien externo a la Universidad) • Acceso a Teams para el responsable de la actividad Información para DCI: • Tipo de transmisión: virtual • Participantes (ponentes y moderador, así como sus respectivos grados académicos y cargos) • Sinopsis (descripción breve de la actividad) La jefatura de Comunicación Interna y Logística de la DCI analizará la pertinencia de la solicitud, tomando en cuenta la agenda de transmisiones y coberturas, así como el valor informativo de la actividad. En caso de ser aprobada, se responderá con un correo de confirmación. Finalmente, el responsable de transmisiones en vivo de la DCI se pondrá en contacto con la persona responsable del evento para afinar los detalles de la transmisión y solicitar los accesos necesarios a la sesión de Teams, que será la fuente desde donde se transmitirá.
8 Guía para transmisiones en vivo de actividades públicas Otros datos importantes sobre las transmisiones en vivo Canal de salida y duración de las transmisiones Todas las transmisiones en vivo saldrán únicamente por el canal institucional de YouTube. Al terminar la transmisión en vivo, esta quedará como un video en el canal institucional para su consulta posterior o para compartirla a través del enlace correspondiente. Cuando se presenten libros, informes y demás materiales de consulta gratuita y segura en internet, los responsables deberán compartir los enlaces correspondientes para socializarlos en tiempo real en el chat de la transmisión y en la descripción del video. La duración mínima de una actividad para poder contar con transmisión en vivo es de 30 minutos. Para cuidar el tiempo de retención de las audiencias, la duración máxima de las transmisiones en vivo debe ser de dos horas (incluyendo sesión de preguntas y respuestas). Con base en el comportamiento de las audiencias de YouTube, las transmisiones en vivo deben programarse en un horario entre las 9:00 y las 17:00 horas. Actividades largas Para las jornadas que implican varios momentos o días, es necesario que el responsable de la actividad elija una o dos actividades destacadas para transmitir. Las emisiones prolongadas o con temas repetitivos provocan que los usuarios se desconecten con facilidad.
9 IBERO Puebla Cuidado de la imagen institucional En toda actividad institucional es fundamental cuidar el aspecto de las personas participantes y de los espacios. A continuación, se ofrecen algunas claves para brindar una imagen adecuada cuando se interviene en una actividad desde la virtualidad: • Los participantes en línea deben encontrarse en espacios cerrados como oficinas o habitaciones para evitar el ruido exterior. • Este espacio debe estar bien iluminado, ya sea de forma natural o con lámparas. • Se recomienda hacer la conexión a través de equipo de cómputo (laptop o computadora de escritorio) y no a través de celulares o tabletas. • La conexión a internet debe ser por cable (ethernet) para garantizar la mejor calidad de imagen y sonido. • En caso de no poder conectar el equipo del participante por cable, se recomienda desconectar otros equipos (móviles, televisiones, otras computadoras) de la red wifi mientras se lleva a cabo la actividad. • También se sugiere que la computadora del participante únicamente tenga abierta la sesión de Teams y su material de exposición, en caso de contar con uno. Esto servirá para que el equipo de cómputo dirija todos sus recursos a la videollamada y salga con la mejor calidad posible. • El ponente debe evitar ponerse frente a una ventana, pues esto hará que su imagen se vea muy oscura.
10 Guía para transmisiones en vivo de actividades públicas • La manera de acomodar la cámara web debe dejar un ligero espacio arriba de la cabeza y permitir que se muestren los hombros, además de asegurarse que el rostro se vea de forma clara. Responsabilidades La responsabilidad de la DCI incluye la transmisión del vídeo y audio del evento solicitado a través del canal de YouTube. La logística, moderación, atención de invitados, insumos, escenario y contenido son completa responsabilidad del área que organiza. El moderador de la actividad debe tener en cuenta en todo momento al público en línea. Puede promover su participación mediante el chat de YouTube, y en caso de instrucciones o comentarios hacia los asistentes, incluir a quienes siguen la actividad vía remota. Cuando haya invitados a distancia, los organizadores deben asegurarse
11 IBERO Puebla previamente de que estos no tengan ningún problema para poder conectarse a la sesión de Teams. Si la transmisión corresponda a una actividad presencial, el encargado de esta debe asegurarse de que el responsable de transmisiones en vivo pueda estar en la sede desde una hora antes del inicio del evento para instalar el equipo necesario. Cuando la transmisión corresponda a una actividad hibrida, el encargado de esta debe asegurarse de que el responsable de transmisiones en vivo, junto con el equipo de la OAT, puedan estar en la sede desde una hora antes del inicio del evento para instalar el equipo y realizar pruebas técnicas. Cuando la transmisión corresponda a una actividad virtual, el responsable de esta y el responsable de transmisiones en vivo entrarán a la sesión de Teams 30 minutos antes de iniciar el evento para recibir a los invitados, a quienes se les indicará que se conecten entre 30 y 10 minutos antes de arrancar. Una vez comenzado el evento, no puede haber pausas ni minutos de receso, esto por respeto a quienes observan la transmisión. Cancelaciones Si a los 15 minutos de demora no comienza la actividad, la transmisión a cargo de la DCI será cancelada, pues para ese momento los espectadores en línea habrán abandonado el foro virtual.
Junio 2023 Dirección de Comunicación Institucional Universidad Iberoamericana Puebla
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